Tjene penger

10 måter å unngå pinlige feil i e-postene dine

Har du noen gang skrevet en epost, klikket send og deretter funnet en pinlig feil? Ofte ser du ikke det feilstavede ordet eller ufølsom frase til det er for sent, ikke sant?

Jeg er en profesjonell redaktør og korrekturleser, så min profesjonelle korrespondanse holdes til en høyere standard. Selv når korrespondansen er personlig, er det fortsatt viktig for oss alle å huske hvor lett det er for en mottaker å misforstå en e-post som ikke er klar og kortfattet.

Jeg vil gjerne dele noen triks jeg har lært som kan redde deg fra å gjøre de pinlige gaffes i utgangspunktet.

Komponere i Draft Mode

Uheldigvis å klikke "send" før du er ferdig med å skrive, er ikke så forferdelig når du sender et raskt notat til en venn. Det kan imidlertid være ganske pinlig når du skriver et forretningsbrev eller annen viktig korrespondanse. Stol på meg - jeg lærte den harde måten.

En måte å unngå å sende en uferdig e-post på er å forlate boksen "til" tom til etter du er ferdig med å skrive meldingen din. En annen god ide er å lage e-postmeldinger i tekstbehandlingsprogrammet, og deretter bruke kopi / lim inn-funksjonen for å sette inn feilmeldingen i e-postkroppen når den er klar.

Hvis du bare må skrive svar på en epost i svarmodus, fjerner du alle adressene fra "til" -boksen, til du er sikker på at meldingen din er feilfri.

Alltid korrekturles meldingen din

Vi skriver ofte raskt og komponerer når vi går. Ta et ekstra minutt for å lese hva du har skrevet før du sender korrespondanse på vei.

De fleste av oss har vært mottakere av meldinger som sendes via telefon eller nettbrett som ikke gir mening, takket være autokorreksjon, stemme til tekst eller stavekontroll. Et enkelt eksempel er "Ikke glem å ta med raketten din", når du mener "racquet".

Å ta et minutt å vurdere meldingen din, kan faktisk spare tid ved å unngå flere frem og tilbake avklaringsmeldinger.

Se forsiktig for bruk av feil ord

Homofoner er ord som ligner, men er stavet annerledes - som her / hører, til / to / og komplement / kompliment. De er noen av de vanligste feilene jeg ser i e-post og annen skriving.

Autokorreksjon vil vanligvis ikke hjelpe deg med homofoner fordi disse er alle virkelige ord og er merket bare når de brukes feil. Disse feilene er enkle å lage, men også enkle å unngå.

Hvis du ikke er helt sikker på at du bruker riktig ord, ta et sekund og slå opp meningen. Jeg cringe hver gang jeg korrekturleser mine egne e-poster og oppdager at jeg brukte "du er" når jeg mente "din".

Proofread Høyt

Stem på hvert ord, selv om du bare hvisker til deg selv. Å lese høyt (ikke "tillatt"; se nr. 3) vil hjelpe deg med å finne feil, så vel som setninger som ikke er fornuftige.

Proofread igjen etter å ha gjort noen endringer

Har du noen gang mottatt en e-post som slutter med "Takk du" i stedet for "Takk"? Forfatteren bestemte sannsynligvis at "Takk" var for uformell, la til «deg», og så glemte å endre det første ordet.

Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange ganger jeg har skrevet "takk" fordi fingrene mine flyr over tastaturet. Noen ganger glemmer de å vente på at hjernen min skal ta opp, og de legger automatisk til at 'r.'

Dobbeltklikk mottakerens navn

Mitt fornavn, Candace, er ikke spesielt uvanlig, men det finnes flere alternative måter å stave på. Selv om jeg bruker en epost signatur for all min profesjonelle korrespondanse, mottar jeg fortsatt svarmeldinger som begynner med "Kjære Candice" eller "Kjære Candance."

Jeg må applaudere dem for å følge Tips # 1, men bare en rask bekreftelse vil fortelle dem at de også har flying fingre. Før du sender en e-post, bekreft stavemåten til mottakerens navn for å unngå å adressere Christina som Christiana eller Kristin eller Kristina.

Ikke utilsiktet utsett noen e-postadresse

Har du noen gang mottatt en epost adressert til dusinvis av mennesker du ikke vet? Hvordan har du det med å ha e-postadressen din tilgjengelig for alle på den listen?

Det er en enkel løsning for å sørge for at du ikke er den som deler alle e-postadressene: bruk alternativet 'bcc'. Når jeg sender samme informasjon til flere kunder, adresserer jeg det til meg selv som den primære mottakeren og deretter bcc alle andre.

På den måten er bare min e-postadresse synlig for alle adressene - ingen vet hvem de andre er eller hvor mange jeg har sendt e-posten til, og alles privatliv er beskyttet.

Bekreft alle navn på gruppelister

Å bruke lister for å sende e-post til samme gruppe mennesker er en fantastisk timesaver. Men hvis din bokklubb planlegger en overraskende bursdagsfest for en av medlemmene, og hun er på den listen, blir hun ikke veldig overrasket!

Pass på at du ikke sender meldingen til folk som ikke bør se det, og også være sikker på at alle som skal være på listen, er inkludert. I et beslektet notat må du kontrollere at du ikke bare svarer på en person hvis du mener å svare på gruppen eller omvendt.

Send en test-e-post

Hvis du sender en viktig e-post, bør du vurdere å sende den først til deg selv som en test. Hvis du har gjort noen av feilene vi har diskutert, er du mer sannsynlig å se dem når du ser på det formatet mottakeren din mottar.

Hvis du adresserte meldingen til John Smith, men din hilsen er "Velkommen hjem, Mary!" Sjansen er at du får det når du leser det fra mottakerens synspunkt. For å legge til et annet forsikringslag, skriv det ut og les det høyt.

Inkluder vedlegg før du begynner å skrive e-posten

Det er lett å glemme vedlegg i din iver for å presse send på din perfekt korrekturleste e-post.Dette tipset er en timesaver fordi du ikke trenger å følge opp med en unnskyldnings-e-post når du skjønner at du har glemt vedlegget i den første korrespondansen.

Her er min bekjennelse: Jeg har måttet skrive disse unnskyldningene mer enn et par ganger. Det er virkelig pinlig.

Hvilke tips kan du dele for å unngå pinlig email faux pas? Del dine e-posthistorier i kommentarene!

Candace Johnson er en profesjonell frilansredaktør, korrekturleser, forfatter, og skrive trener i fiksjon og nonfiction. Hun jobber med tradisjonelle forlag, selvutgitte forfattere og uavhengige bokpakker. Som en redaksjonell spesialist er Candace lidenskapelig om å tilby sine kunder muligheten til å ta sitt arbeid til neste nivå. Lær mer på nettstedet hennes, Change It Up Editing.com, og følg henne på Facebook, Twitter og LinkedIn.

Populære Innlegg

Kategori Tjene penger, Neste Artikkel

Er du klar over å være arbeidsledig som en eldre kvinne?
Tjene penger

Er du klar over å være arbeidsledig som en eldre kvinne?

Å være arbeidsløs som en eldre kvinne er en stressende, frustrerende opplevelse. Det er også en situasjon som få av oss trodde at vi ville være i bare noen få år siden. For første del av 2000-årene var våre karrierer solgt sammen pent. Som kvinner i 50-årene, kan våre karrierer ha bremset litt, men vi var helt sikkert så opptatt som noensinne.
Les Mer
Sosial sikkerhet fordeler for enker og skilsmisse
Tjene penger

Sosial sikkerhet fordeler for enker og skilsmisse

Din mann kan være ute av bildet, men hans sosiale sikkerhet kan fortsatt være en del av livet ditt. Uansett om du er enke eller skilt, kan amerikansk lov tillate deg å samle inn ytelser basert på din tidligere ektefelles arbeidshistorie. Selv om det er best å kontakte en finansprofessor for veiledning om din spesifikke situasjon, akkurat som du ville med din inntektsskatt, her er en oversikt over hvem som er kvalifisert og hvor mye penger du kan få.
Les Mer